Un projet est déclaré ouvert dès que le document contractuel (contrat, marché ou bon de commande) est signé et que le Chef de projet est désigné. Sauf accord du Responsable commercial, aucune production ne peut être engagée avant que le Client n’ait matérialisé sa commande par la signature d’un contrat ou d’un marché.

Importance de la phase d’initialisation
Le processus de production débute par une phase d’initialisation, conduite par le Chef de projet, qui sert à construire et à valider le montage du projet à partir :

• de l’ensemble de la documentation disponible sur l’environnement commercial et technique du projet (contrat, cahier des charges, documents commerciaux et techniques),
• des objectifs et des contraintes de Wylog,
• des objectifs et des contraintes du Client.

Une des lignes directrices du Chef de projet doit être de produire un objet conforme au cahier des charges sachant qu’il s’agit :

• d’une limite technique à ne pas dépasser afin de rester dans l’enveloppe budgétaire,

L’initialisation est donc l’une des clés majeures de la réussite d’un projet ; elle consiste en particulier à :

• fixer les objectifs économiques du projet ainsi que les objectifs relatifs aux ressources humaines, au commerce, à la qualité,
• définir les stratégies pour les atteindre,
• évaluer les risques et élaborer les plans d’actions de sécurisation,
• effectuer le montage du projet sur tous les aspects (production, ressources humaines, pilotage, relation Client,.),
• rédiger le Plan Qualité Projet et le Dossier d’Initialisation Interne, en précisant notamment les procédures qualité à mettre en œuvre en fonction du contexte et des exigences particulières du Client.

Organisation et planification de la production
Lors de l’initialisation, le Chef de projet doit définir très précisément l’organisation de la production. Celle-ci doit rechercher la réussite technique du projet, en particulier, il faut chercher à exploiter les solutions de réemploi ou toute autre disposition permettant de servir les engagements pris à l’égard du Client.
Ce travail d’organisation permet de bâtir un planning de montée en charge des collaborateurs. Ce planning doit être réaliste notamment en ce qui concerne la montée en charge des équipes et la production de masse afin d’éviter d’engager une production partielle sur des sous-ensembles susceptibles d’être remis en cause.

La revue d’initialisation : une procédure qualité incontournable
L’initialisation se termine par une revue d’initialisation.
Les contrôles principaux portent sur :

• le choix du Chef de projet et de l’équipe initiale,
• la maîtrise des engagements contractuels et des modalités de recette,
• le montage du projet (connaissance des risques et stratégies associées, définition d’objectifs clairs et acceptés, maîtrise du thème et maîtrise technique,.),
• le plan de formation complémentaire,
• la préoccupation économique et le compte d’exploitation prévisionnel.